Comment peut-on définir un débours ?

Les débours sont les sommes d’argent qu’une entreprise peut se permettre d’avancer pour le compte ou dans l’intérêt de ses clients.

Exemple :

Une agence de communication avance les frais liés à l’impression de cartes de visite ou à la fabrication de goodies. L’agence obtient et conserve les factures. Par la suite, elle refacturera la somme au centime près à son client.

Les notes de débours se caractérisent par les éléments suivants :

  • L’entreprise qui avance le montant doit conserver une copie de la facture et donner l’original au client
  • Le montant doit être remboursé à 100%
  • Il ne faut pas appliquer la TVA (sous réserve de remplir certaines conditions)

 Pour qu’une dépense soit considérée comme un débours il faut remplir les conditions suivantes :  

  • La somme doit être avancée pour le compte d’un client
  • Un mandat (même tacite) doit être créé
  • Une reddition des comptes doit avoir lieu : le montant du débours doit être explicite dans la facturation
  • L’utilisation de comptes de passage est obligatoire

! Attention ! Il ne faut pas confondre la refacturation de frais et celle des débours.

La refacturation de frais est utilisée lorsque la société, l’entreprise ou le cabinet pour notre cas, engagent des dépenses, tel que les frais de déplacement pour son client.

Le remboursement se fait à l’aide d’une facture à laquelle une copie des justificatifs est jointe. Concernant la refacturation, trois options s’offrent à l’entreprise ayant avancé les frais :

  • Elle peut refacturer à l’euro l’euros
  • Elle peut décider d’appliquer une marge
  • Elle peut proposer un système forfaitaire (par exemple : 15€/jour pour le panier déjeuner)