Concrètement, nous pouvons définir la dématérialisation comme le fait de supprimer l’ensemble des supports matériels. Dans les faits, nous pouvons par exemple prendre un document en format papier, que nous allons par la suite le scanner et le rendre disponible sur un ordinateur. Ce processus permet donc de supprimer une grande partie du « papier » au sein de votre entreprise, mais aussi de faciliter le transfert de documents.

La dématérialisation demande de mettre en place des processus et des outils au sein de votre entreprise. En fonction des documents que vous souhaitez dématérialiser, vous devrez utiliser des logiciels différents. En effet, il ne suffit pas de scanner puis de les rendre disponibles sur votre ordinateur. La notion de sécurité est importante, surtout s’il s’agit de données sensibles, l’utilisation d’un logiciel conséquent est essentielle.

Dans un premier temps, la dématérialisation de vos documents permet de gagner du temps. La totalité des documents sont disponibles par l’ensemble de vos équipes à n’importe quel moment, n’importe où. Dans un contexte où le télétravail a pris une place considérable dans le monde professionnelle, centraliser et partager les documents entre les différents collaborateurs est primordiale.

En plus du gain de productivité, dématérialiser vos documents permet de faire des économies. Si on prend l’exemple d’un cabinet comptable, le fait de dématérialisé l’ensemble des documents permet de réduire considérablement l’espace de stockage des documents stockés dans les locaux. De plus, les risques de perdre des documents sont réduits.

Cependant, n’étant pas à l’abri d’une panne ou d’un piratage, il est important de prévoir une sauvegarde ou d’utiliser un second espace de stockage (indépendamment de celui utilisé initialement).

Comme nous venons de le voir précédemment, la dématérialisation offre plusieurs avantages, toutefois, vous devez tout de même prendre conscience qu’il existe des inconvénients. L’un des principaux risques est directement lié à la sécurité de vos documents. Nous vous conseillons fortement de mettre en place des outils pour sécuriser vos processus.

De plus, vous devez impérativement former et accompagner vos collaborateurs pour réussir la transformation digitale de votre entreprise.

Vous avez des questions ? N’hésitez pas à contacter votre cabinet comptable !